Organizacja dokumentów kluczem dobrze zorganizowanego biura

Organizacja dokumentów kluczem dobrze zorganizowanego biura. 

Dobrze zorganizowane biuro to nie takie trudne zadanie, jak myślisz. Prawidłowa organizacja dokumentów pozwoli na zachowanie ładu i porządku, a niezbędne akcesoria biurowe umożliwią odnalezienie konkretnego dokumentu w mgnieniu oka. Jeśli masz problem z organizacją i porządkiem własnego biura, co uniemożliwia sprawną i efektywną pracę, najwyższy czas na jego uporządkowanie. Przyjrzyjmy się tematowi z bliska. Ciekawi? Zaczynamy! 

Odpowiednia półka na dokumenty

Organizacje dokumentów w naszym biurze należy rozpocząć od wyposażenia pomieszczenia w odpowiednie półki na dokumenty. Bardzo wielu producentów produkuje meble specjalnie dedykowane do wygodnego przechowywania papierów. W czym tkwi sekret odpowiednich półek? Przede wszystkim są produkowane w odpowiedniej wysokości i głębokości, by np. segregatory mogły być ustawione pionowo jeden obok drugiego. Dzięki takiemu rozwiązaniu jesteśmy w stanie zaoszczędzić bardzo sporą ilość miejsca. Co więcej, jeśli przechowujemy dokumenty, które zawierają dane poufne, warto zainwestować w półki na dokumenty z zamykanymi drzwiczkami (zgodnie z przepisami RODO). 

Niezbędne akcesoria do Twojego biura - segregator, teczka na dokumenty, skoroszyt 

Podczas uporządkowywania i organizacji dokumentów warto zakupić segregatory ze skoroszytami czy teczki na dokumenty. Aby móc przyjąć jakiś schemat układania, należy posiadane dokumenty podzielić na pewne grupy tematyczne. W tym celu właśnie niezbędne są odpowiednie akcesoria. Podpisanie grzbietów segregatorów umożliwia natychmiastowe odnalezienie wymaganego dokumentu nawet wówczas, gdy posiadamy ich sporą kolekcję. Skoroszyt także stanowi nieocenioną pomoc w uporządkowaniu papierów. Wpięty w segregatory pozwala na podział wielkiego zbioru na konkretne podkategorie czy sprawy. Co więcej, skoroszyty są kolorowe, co pomaga w rozróżnieniu. 

Teczki na dokumenty

Teczki na dokumenty to bardzo funkcjonalne rozwiązanie nadające się zarówno do wpięcia w segregatory, jak również do zachowania porządku w tzw. sprawach bieżących, w których łatwo o nieład. Co więcej, teczki na dokumenty pozwalają na zapewnienie odpowiedniej ochrony dokumentów, np. przed nieestetycznym pogięciem.

Pudło archiwizacyjne- zrób miejsce na aktualne dokumenty

Aby móc przeprowadzić skuteczną organizację dokumentów w naszym biurze, należy wygospodarować odpowiednią ilość miejsca. Jeśli powierzchnia biurowa jest mała, a dokumentów jest bardzo dużo, warto przejrzeć cały zbiór, a archiwalne dokumentacje odpowiednio opisać, związać i zarchiwizować wkładając do pudła archiwizacyjnego. Nie jest dobrym pomysłem wyrzucanie dokumentów nawet dotyczących spraw zakończonych. Według obecnie obowiązujących przepisów prawnych przedsiębiorstwa mają obowiązek przechowywania dokumentów najczęściej  przez okres 10 lat. Co więcej, archiwizacja również musi gwarantować całkowite bezpieczeństwo. Dlatego właśnie pudło archiwizacyjne będzie doskonałym rozwiązaniem. Jeśli organizacja dokumentów ma miejsce w biurze domowym, również warto zarchiwizować różnego rodzaju dowody zakupu, wpłaty czy faktury, w razie konieczności potwierdzenia czy gwarancji. 

Odpowiednia organizacja dokumentów - kluczem do sukcesu!

Organizacja dokumentów pomimo tego, że może wydawać się sprawą drugorzędną, stanowi podstawę w sprawnej pracy i funkcjonowaniu naszego biura. Co więcej, odpowiednia organizacja dokumentów pozwala na systematyczne dokładanie nowych papierów, bez konieczności rozpoczynania zbiorów od początku. Uporządkowanie jest więc czynnością, która będzie procentować w naszym biurze na długi czas. Do dzieła!