Teczka na dokumenty - rodzaje i zastosowanie

Teczka na dokumenty - rodzaje i zastosowanie

Poprawne przechowywanie dokumentów to nie tylko kwestia estetyki, ale przede wszystkim wygody i bezpieczeństwa. Ponieważ właściwy system segregacji ważnych pism umożliwi szybkie dotarcie do wybranej umowy czy faktury oraz odpowiednie zabezpieczenie dokumentów przed osobami trzecimi. Niezależnie od tego, czy dana osoba przechowuje papiery w biurze, czy też w domu, to powinna zaopatrzyć się w dobrej jakości teczki na dokumenty od renomowanego producenta. A na co warto zwrócić uwagę, wybierając teczki?

Jak wybrać optymalny kształt teczki na dokumenty?

Poszczególne modele teczek na dokumenty mogą się różnić między sobą wielkością, grubością i kształtem. Do przechowywania wszelkiego rodzaju prac graficznych i szkiców klienci często wybierają teczki w kształcie koperty. Ponieważ taka teczka na dokumenty jest bardzo poręczna i praktyczna oraz można do niej zmieścić dużo prac jednocześnie, nie ryzykując ich pogniecenia. Poza tym teczki kopertowe są wyposażone w wygodny system otwierania i zamykania, dzięki czemu wkładanie i wyciąganie dokumentów przebiega bardzo szybko i nie wymaga użycia siły. Alternatywą dla teczek kopertowych mogą być teczki skrzydełkowe, które wykonuje się ze sztywnej tektury i zwykle są zapinane na gumkę lub rzepy. Teczkę skrzydełkową można otworzyć na oścież i jest też bardziej pojemna od teczki kopertowej.

Rodzaje teczek na dokumenty

W sklepach z artykułami biurowymi można znaleźć wiele modeli teczek na dokumenty, które różnią się materiałem wykonania i rodzajem zastosowanego zapięcia. Decydując się na teczkę w wersji papierowej, można zamówić model wykonany z tektury białej, szarej lub kolorowej. Alternatywą dla papierowych teczek są teczki zrobione z tworzyw sztucznych, które można nabyć w niemal każdym kolorze. Poza tym teczki mogą być zamykane w odmienny sposób. Tradycyjne modele są wyposażone w gumkę lub sznurek, jednak elementy te mogą z czasem ulec przetarciu. Natomiast nowoczesne teczki są zamykane na praktyczny klips lub rzepy, a ich codzienne otwieranie i zamykanie jest niezwykle proste i intuicyjne. Ciekawą alternatywą mogą być również teczki na suwak, które skutecznie uchronią dokumenty przed kurzem i wilgocią.

Jak dobrać idealny model teczki do przechowywania ważnych dokumentów?

Klienci zwykle chcę schować wszystkie ważne dokumenty dotyczące wybranego kontrahenta w jednej teczce w taki sposób, aby ich wyciąganie było szybkie i wygodne. Jednak często w praktyce kończy się to włożeniem zbyt dużej ilości umów i faktur do jednej teczki, przez co nie można jej zamknąć, a po otwarciu dokumenty mogą się wysypać i pomieszać. W takim wypadku idealnym rozwiązaniem będzie teczka na dokumenty z przegródkami. Wówczas do każdej przegródki można włożyć odmienny typ dokumentów lub pisma dotyczące innego okresu. Każda przegródka powinna być odpowiednio oznaczona kolorową zakładką, dzięki czemu podczas spotkania dana osoba bez problemu wyciągnie z teczki dokładnie taki dokument, jakiego w danym momencie potrzebuje.

Kiedy warto zamówić kolorowe teczki?

Kolorowe teczki nie tylko świetnie się prezentują, ale są także niezwykle praktyczne. Ponieważ używając odmiennych kolorów do przechowywania dokumentów od różnych klientów lub faktur z różnych okresów, można znacząco skrócić czas potrzebny na znalezienie danego pisma. Wówczas, zanim dana osoba zdąży odczytać napis na teczce, to już po samym jej kolorze będzie wiedziała, co znajduje się w środku. Dlatego kolorowe teczki mogą mieć zastosowanie wszędzie tam, gdzie dokumenty muszą być skrupulatnie i czytelnie posegregowane, aby można było po nie w każdej chwili sięgnąć.

Warto pamiętać również, że raz na jakiś czas trzeba przejrzeć zawartość wszystkich teczek, by sprawdzić, czy znajdujące się w nich dokumenty nie uległy przedawnieniu. Wtedy będzie można opróżnić daną teczkę i przygotować ją do ponownego użycia. Dobrym pomysłem będzie również zamówienie większej ilości teczek, aby w razie potrzeby można było od razu schować do nich ważne dokumenty bez zbędnej zwłoki.