Segregacja i organizacja dokumentów w biurze

person Dodane przez: DarmarOffice.pl list W: Akcesoria biurowe W: favorite Polubień: 230

Segregacja i organizacja dokumentów w biurze

Odpowiedni system segregacji i uporządkowania dokumentów to sposób na zachowanie porządku w każdym biurze. Logiczne kategorie i odpowiednie artykuły biurowe ułatwiające sortowanie pozwalają na łatwe odnalezienie każdego dokumentu, który już przechowujemy i równie łatwe dodawanie nowych. Systematyczna organizacja dokumentów pozwala nie tylko zachować przejrzystość, ale także oszczędza czas potrzebny na odnalezienie interesujących nas materiałów.

Jak powinna wyglądać dobra organizacja dokumentów

Efektywność zarządzania dokumentami w dużej mierze zależy od ich odpowiedniej organizacji. Jeżeli chcemy w łatwy i szybki sposób segregować, odnajdywać i dodawać nowe dokumenty musimy zastanowić się nad ich logiczną kategoryzacją. Jest to podstawa przejrzystości, dzięki której odnajdywanie właściwych dokumentów będzie łatwe i szybkie. Dzięki zastosowaniu artykułów biurowych takich jak segregatory biurowe i koszulki na dokumenty bez problemu zachowamy ład, określimy hierarchię składowanych dokumentów i będziemy mogli bez zwłoki sięgać do nich w razie potrzeby. Dzięki etykietom i kolorowym teczkom możemy również tworzyć podkategorie wewnątrz danego typu dokumentów. Różne kolory etykiet i naklejek mogą symbolizować odrębne rodzaje dokumentów. Bardzo przydatne mogą okazać się również przezroczyste pudełka i pojemniki, dzięki którym wystarczy rzut oka, by zobaczyć, gdzie leżą interesujące nas druki, pisma urzędowe czy rachunki.

Segregacja dokumentów

Segregatory biurowe i teczki na dokumenty jako podstawa systemu organizacji

Dobra organizacja nie może obyć się bez artykułów biurowych, które zagwarantują przechowywanie ważnych dokumentów, w taki sposób, by były one zarówno łatwo dostępne, jak i bezpieczne. Żadne biuro nie może obejść się przede wszystkim bez segregatorów wraz z koszulkami, etykiet, czy skoroszytów. Niezbędne są również teczki na dokumenty, dzięki którym możemy przechować większą ilość dokumentów w jednym miejscu. To właśnie dzięki segregatorom i teczkom możemy zachować idealny porządek i ład. Na rynku znajdziemy wiele różnych rodzajów tego typu artykułów biurowych, dzięki czemu możemy dopasować je nawet do stylu samego biura. Ze względu na konieczność ochrony dokumentów przed zniszczeniem, najlepiej jest wybierać wytrzymałe segregatory z tworzywa sztucznego lub utwardzanej tektury, która może być również pokryta specjalną wzmacniającą powłoką foliową. Segregatory możemy dobierać do formatów dokumentów i ich ilości, wybierając spośród różnych grubości, zazwyczaj od 29 do 86 cm. Najpopularniejsze wymiary to A4, A3 i A5. Niezbędne są również teczki, które są estetycznym rozwiązaniem nieporządku w dokumentach. Najpopularniejsze modele mają format A4 i są zawiązywane na sznurek bądź zamykane dzięki elastycznej gumce. Ciekawym rozwiązaniem są również przezroczyste teczki polipropylenowe o różnych formatach i kolorach oraz w wersji z przegródkami lub bez.

Gdzie trzymać dokumenty - czyli pojemniki i szuflady na dokumenty

Oprócz podstawowych akcesoriów biurowych niezbędne są także opakowania zbiorcze, gdzie umieścimy poszczególne teczki i segregatory. Akcesoria takie przydają się szczególnie do archiwizacji. Pomogą również zachować ład na biurku. Dobrym rozwiązaniem, dzięki któremu zachowamy porządek w tych miejscach i w łatwy sposób będziemy mogli wrócić do konkretnych dokumentów, gdy będą potrzebne, są specjalne pojemniki na dokumenty. Jeżeli mamy sporą ilość dokumentów, katalogów czy teczek, możemy je umieścić w plastikowych pojemnikach. W zależności od potrzeb możemy skorzystać ze specjalnie wyprofilowanych pojemników, które uszeregujemy na półce, czy ustawimy na biurku lub pojemników z pokrywkami. Ciekawym pomysłem, który pozwala na uporządkowanie biurka, są też szuflady na dokumenty np. w formie organizerów, plastikowych szuflad lub wysuwanych siateczkowych półek wykonanych z metalu.

Niedziela Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Styczeń Luty Marzec Kwiecień Maj Czerwiec Lipiec Sierpień Wrzesień Październik Listopad Grudzień
Utworzono nowe konto
Masz już konto?
Zaloguj się lub Zresetuj hasło